Soluzioni Google Workspace per la comunicazione aziendale unificata e immediata, per un miglior confronto e una cooperazione in team efficiente e ottimale.
Le app di unified communication di Google nascono per garantire un nuovo paradigma di dialogo all’interno delle aziende, permettendo una migliore e più rapida condivisione delle informazioni e offrendo canali di interazione e comunicazione ufficiali tra i diversi gruppi di lavoro.
Di seguito le soluzioni Workspace che contribuiscono nel supportare e sostenere diverse tipologie di aziende e metodi di lavoro:
- Chat fornisce un servizio di messaggistica istantanea aziendale
- Spaces (Spazi) amplia il servizio proposto da chat, proiettandolo in un’ottica di gruppo e confronto tra più parti in un luogo unico e dedicato ad argomenti specifici
- Sites (Siti) per la creazione di portali oppure intranet aziendali informative
- Jamboard per un confronto analitico e creativo che valorizzi le idee
Osserviamo nello specifico quali caratteristiche e vantaggi offrono tali opzioni.
Chat: La soluzione di Google Workspace per la comunicazione aziendale e la messaggistica istantanea
Google Chat rappresenta, nell’ottica della Suite di Collaboration, uno strumento utile per comunicare in modo rapido e meno formale rispetto a Gmail.
A livello aziendale, può rappresentare una valida alternativa ad altri sistemi di messaggistica istantanea che normalmente vengono utilizzati in privato (es. Whatsapp), garantendo tuttavia una sicurezza e archiviazione (qualora sia necessario consultare messaggi precedenti) migliori rispetto a essi.
I principali vantaggi che può offrire un sistema di messaggistica nella comunicazione aziendale:
- Chat di dialogo istantaneo e sicuro, grazie a un’interfaccia semplice e integrata con Gmail, nonché all’algoritmo proprietario di sicurezza e rilevazione delle minacce.
- L’alternativa concreta a forme di comunicazione aziendale poco istituzionali e inerenti alla sfera privata (es. Telegram e Whatsapp), che risultano poco affidabili rispetto alla proposta ben integrata e GDPR compliant di Google.
- Un modello di dialogo meno formale, orientato al confronto diretto all’interno di un team o tra singoli collaboratori, dedicato a rapidi scambi di idee e modifiche su progetti e molto altro.
- Facile da utilizzare e accessibile su qualsiasi dispositivo, grazie alla sincronizzazione rapida possibile sia da desktop che da smartphone. Non è richiesta l’installazione di nessun software aggiuntivo.
- Possibilità di condividere file (quali ad esempio Documenti, Fogli e Presentazioni) e progetti, lavorandovi in modo coordinato grazie alla Suite di Collaboration.
Spaces (Spazi): Un’interessante estensione di Chat dedicata alla cooperazione e al dialogo tra collaboratori
Google Spazi (o Spaces) è un’aggiunta al modello appena descritto di Chat, dove, le finalità di una comunicazione aziendale più rapida e performante rimangono invariate, cambia solamente la prospettiva, ora condivisa all’interno del team o dell’azienda.
A livello pratico, Spaces consente di operare e chattare istantaneamente tra più persone, raggruppate in una “stanza di lavoro virtuale” dedicata ad uno specifico argomento e rivolta a utenti dell’azienda specifici e invitati, assegnando ruoli e stabilendo un’organizzazione all’interno dello spazio e nelle fasi di lavoro relative al materiale condiviso.
Ulteriori vantaggi che uno spazio di comunicazione e lavoro condiviso può offrire:
- Messaggistica di gruppo istantanea e sicura, in quanto integrata all’interno di Google.
- Possibilità di condividere file (quali ad esempio Documenti, Fogli e Presentazioni) e progetti, lavorandovi in contemporanea e in modo coordinato grazie alla chat e alle impostazioni personalizzate.
- L’alternativa concreta (e già integrata all’interno di Google Workspace) ad altre forme di comunicazione aziendale di gruppo che richiedono installazioni e non garantiscono una compatibilità così elevata di file e dispositivi.
- Possibilità di programmare task da assegnare a specifici membri del gruppo
- Rapidità scambi di idee e modifiche su progetti di gruppo e file condivisi inerenti all’argomento.
- Facilità di utilizzo e accessibilità su qualsiasi dispositivo, grazie alla sincronizzazione rapida già attiva per Google Chat.
Google Sites: l’app ideale per la creazione di piccoli siti web aziendali ed Intranet
Grazie a questo prodotto è possibile creare piattaforme personalizzate online dedicate alla comunicazione aziendale interna, integrabili con tutti i vari progetti che un utente oppure un team realizzano ed adattano su Google Workspace.
Poter ideare e realizzare il proprio sito aziendale (o Intranet) per presentarsi professionalmente al proprio target di riferimento e a tutti i potenziali clienti presenti sul web (o realizzare un piano informativo per i propri utenti) è un’ottima opzione che permette di creare idee originali e senza richiedere ulteriori costi a misura di PMI.
I vantaggi dell’Intranet di Google:
- Creazione di pagine web e siti per la tua azienda
è possibile riunire e pubblicare le informazioni aziendali in un unico luogo e per scopi precisi. Realizzare un sito con Google Sites per aziende è davvero facile grazie a template intuitivi e personalizzabili aggiungendo foto, immagini, link e mappe. - Creazione di una Intranet aziendale
Sites può essere lo strumento vincente per creare il tuo portale organizzativo per i tuoi documenti e per formare e informare i tuoi dipendenti. Archiviando i materiali e rendendoli disponibili per i propri collaboratori, le aziende possono risparmiare tempo e denaro. - Integrazione verticale con tutte le altre soluzioni Google
Tutte le soluzioni appartenenti al servizio Cloud di Google sono integrabili con Sites. Le pagine create e gestite dagli utenti possono quindi includere Documenti Google, Google Sheets, Appuntamenti ed eventi da Calendario, Presentazioni aziendali o anche mappe di Google Maps. - Accessibile da qualunque luogo, in qualunque momento grazie al Cloud di Google compatibile con tutti i sistemi operativi (Windows, Mac Os, Linux) e tutti i dispositivi mobili supportati (Pc, Tablet e Smartphone).
- La sicurezza a livello di sistema e di sito è garantita. Gli amministratori sono liberi di gestire le autorizzazioni di visualizzazione e condivisione a livello aziendale. Mentre i redattori dei contenuti possono autorizzare o revocare l’accesso ai file in qualsiasi momento.
Jamboard: l’app e lavagna interattiva per la realizzazione di idee e progetti creativi per aziende e gruppi di lavoro
Una soluzione Google Workspace creativa e interattiva, che consente a uno o più utenti di realizzare progetti e collaborare in team. Con Jamboard sono disponibili funzioni come: disegnare, creare forme, linee e aggiungere testo in collaborazione con il proprio gruppo in tempo reale.
Ecco i principali vantaggi che l’app creativa di Workspace offre:
- Uno spazio di lavoro dinamico, da riempire con le proprie idee, progetti e disegni, condivisibili all’interno dell’azienda e accessibili tra collaboratori.
- Strumenti di lavoro per integrare progetti, spostare e cancellare elementi, aggiungendo note digitali e accessibile sia da mobile che da desktop.
- Un approccio creativo, per migliorare la produttività e la collaborazione dell’ecosistema aziendale.
- Jamboard non è solamente disponibile come app digitale della suite Google Workspace, ma anche come soluzione hardware: una lavagna interattiva e interconnessa che consente un’interazione e cooperazione fisica tra colleghi in azienda.
Jamboard è disponibile come parte di Google Workspace e offre lo stesso supporto tecnico di qualsiasi altro servizio principale di Google.