Organizzazione tempo e attività

Calendar, Meet, Keep, Task

App dedicate alla gestione, pianificazione e efficientamento delle attività di collaboration e comunicazione aziendale.

Questo set di soluzioni offerte dal Cloud Google mira ad incrementare la produttività e i meccanismi che coordinano i collaboratori all’interno delle aziende, favorendone un’organizzazione utile e pratica, condivisibile e sfaccettata nelle opzioni che offre all’interno della suite di collaboration.

Di seguito le App di Google Workspace che favoriscono una migliore gestione del tempo e delle attività:

  • Calendar offre le possibilità e le interazioni di un calendario digitale e versatile
  • Meet rappresenta la soluzione ideale per le aziende in ambito di Call e Video riunioni in gruppo
  • Keep è la trasposizione digitale migliorata e facilmente integrabile e condivisibile dei classici fogli di note e appunti che tradizionalmente sono scritti su carta
  • Task permette di fissare una lista di obiettivi, impegni e scadenze da completare (anche condivisi tra più persone), integrabili all’interno delle varie soluzioni della suite  

Google Calendar: impegni, scadenze, attività e condivisione del calendario aziendale

Il calendario digitale online di Google Workspace che consente di pianificare e gestire le attività professionali delle aziendeOrganizzare appuntamenti, creare calendari per gruppi di lavoro specifici e condividerli con i propri collaboratori o all’esterno dell’azienda consente di aumentare l’efficienza produttiva in maniera semplice e immediata.

I vantaggi.

Alcuni dei principali vantaggi che offre Google Calendar:

  • Programmazione e pianificazione aziendale semplificate sovrapponendo i calendari dei collaboratori e dipendenti, consentendo di verificare automaticamente la disponibilità e trovare facilmente il momento migliore in cui organizzare un evento o un meeting.
  • Possibilità di Invio e ricezione di notifiche relative agli inviti e alle risposte ricevute e date all’appuntamento prefissato in Calendar. 
  • Coordinamento degli appuntamenti con la propria casella Gmail, grazie all’interazione verticale tra le app del Cloud di Google, che consente la ricezione o l’invio di appuntamenti e promemoria via mail.
  • Disponibilità orarie condivisibili con collaboratori interni ed esterni, permettendo di fissare appuntamenti e incontri secondo le proprie tempistiche ed esigenze.
  • La comunicazione e la collaborazione aziendale vengono potenziate tramite calendari di gruppo per facilitare il lavoro delle divisioni aziendali e aumentare la collaborazione tra colleghi di reparto.

Google Meet: la soluzione Google Workspace per le riunioni e videoconferenze aziendali

Grazie alla sua immediatezza e integrazione verticale con le altre app disponibili, Meet permette di comunicare in modo semplice e diretto tramite audio e video con colleghi e collaboratori (interni ed esterni) all’interno di videochiamate versatili e flessibili.

I vantaggi.

I vantaggi inclusi nell’utilizzo di Workspace per la comunicazione aziendale:

  • Creazione di una riunione in pochi click, con accesso diretto e sicuro tramite link e connessione criptata, indipendentemente dal numero di utenti.
  • Accessibilità da qualsiasi tipo di dispositivo, mobile o desktop tramite App dedicata o eventualmente di partecipazione via web direttamente, senza dover scaricare nessun Software aggiuntivo.
  • Ampia integrazione di soluzioni per avviare e partecipare a una videochiamata tramite mail, chat o documento di lavoro, facilitando le possibilità di collaboration e comunicazione aziendale in diversi tipi di contesto.
  • Possibilità di condividere una presentazione o un video, tramite webcam in diretta streaming, che si tratti di un evento o di un meeting, trasmettendolo direttamente ai colleghi, clienti o pubblico.

Google Keep: la proposta di Workspace per organizzare note, informazioni e scadenze in modo condiviso

Keep riassume in formato digitale le diverse possibilità che un block notes offre, permettendo all’utente di scrivere brevi appunti, raccogliere dati e persino abbozzare disegni. Si integra poi facilmente con le diverse funzionalità verticali e scalabili dei vari prodotti della suite, come documenti e calendario.

I vantaggi.

Ecco riassunti i principali vantaggi che Google Keep offre:

  • Un block notes digitale e dinamico che consente di raccogliere le proprie idee e molto altro in condivisione e sincronizzazione diretta coi propri colleghi e collaboratori. 
  • Accessibilità da qualsiasi tipo di dispositivo, rendendo sempre disponibili le informazioni utili.
  • Elevata integrazione all’interno della suite di collaboration, tramite collegamenti diretti e possibilità di stilare appunti, commenti, liste e scadenze facilmente consultabili anche dagli altri membri del team e durante l’utilizzo simultaneo di altre app Google Workspace.
  • Interazione con vari tipologie di file: testo, foto, audio o video, anche da dispositivo mobile e senza la necessità di una connessione internet.
  • Un metodo di archiviazione intuitivo, basato su etichette e colori, in modo analogo a quello utilizzato in Gmail.

Google Task: promemoria e appunti per la produttività aziendale

Tenere traccia di appunti, scadenze e impegni è fondamentale per poter coordinare la propria agenda di lavoro e incrementare la produttività del personale aziendale.

Grazie alla soluzione di Google, Task permette di scrivere, impostare e tenere traccia di appunti, impegni, scadenze e molto altro, in completa e totale sincronia con le altre app incluse  nella Suite di Collaboration. 

I vantaggi.

Vediamone nel dettaglio i vantaggi:

  • Facile inserimento di promemoria contenenti impegni, scadenze ed obiettivi, programmabili con liste e personalizzabili.
  • Programmazione dei task in relazione al calendario, secondo date e orari
  • Modulazione delle liste di impegni e scadenze secondo un sistema di etichette, come presente in altre app della suite Workspace, organizzabile a seconda di argomenti e colori personalizzati.
  • Funzionalità di utilizzo pratiche e semplici, in quanto i task possono venire organizzati in liste. Una volta identificato un macro-argomento si possono integrare dei temi o dettagli secondari da organizzare e che debbano essere completati durante il percorso. Durante il completamento dei vari passaggi infatti, possono essere spuntati singoli elementi o in alternativa l’intera sezione complessiva.

Come pratica soluzione integrativa della suite di collaboration, all’interno di task sono previsti dei reminder (promemoria) che agevolano l’utente nel ricordare e adempiere a impegni o appuntamenti prefissati. In alternativa, possono essere impostati dei brevi elenchi che tengano traccia di informazioni o dettagli utili da ricordare periodicamente.