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L’amministratore di G Suite può avere visibilità su file di Drive

La forza di Google Drive sta nella possibilità di condividere file e cartelle con i colleghi e con le persone esterne all’azienda, per collaborare in tempo reale su uno stesso documento. Gli utenti possono aggiungere o rimuovere le condivisioni, eliminare file da Google Drive, modificare file condivisi in Google Drive.

Questa libertà però deve avere un controllo da parte dell’amministratore di sistema che, per rilevare eventuali anomalie, deve sapere cosa fanno gli utenti del proprio dominio in Drive, quali file hanno creato, quali informazioni hanno condiviso, cosa è stato cancellato e cosa scaricato.

Avere visibilità su file di Drive è ancora più facile

L’amministratore riesce ad avere visibilità su file di Drive grazie al registro di controllo presente nella console di amministrazione e, da oggi, è ancora più facile organizzare queste informazioni attraverso dei filtri nelle seguenti categorie:

  • Visibilità prioritaria

Precedentemente, un file o una cartella erano condivise all’esterno? Erano pubblicamente accessibili sul web? Adesso l’amministratore può filtrare gli elementi che corrispondono ai criteri di visibilità selezionati.

  • Visibilità

Al momento,quali file o cartelle sono disponibili a chiunque nel tuo dominio? Quali documenti sono accessibili da tutti coloro che hanno il link? Come nel caso precedente, ora l’amministratore può utilizzare il filtro “Visibilità” e aggiungere questa informazione come una colonna all’interno del report.

  • Modifica della visibilità

Un file è stato modificato per cui prima era disponibile solo per l’interno e adesso lo è anche per l’esterno del dominio? O viceversa? L’amministratore può utilizzare un filtro anche per questa categoria.

  • Tipologia di elementi

Di recente sono stati aggiunti nuovi item che permettono di controllare anche le immagini in png o jpg così come i pdf e i video MP4.

Le nuove funzionalità, disponibili solo per G Suite Business, Education ed Enterprise, agevoleranno il lavoro dell’amministratore consentendogli di identificare rapidamente eventuali modifiche apportate ai permessi, agli accessi e alle condivisioni dei file.