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Cosa è possibile fare con Team Drive

Team Drive è una delle ultime novità di Google. Si tratta di uno spazio condiviso dove i team di lavoro possono facilmente archiviare, cercare e accedere ai propri file, in qualsiasi momento e con qualsiasi dispositivo.

A differenza dei documenti presenti in My Drive, i file appartengono al team e non al singolo utente e quindi anche quando un componente lascia il team o cambia lavoro, tutti i materiali restano esattamente dove sono a disposizione della squadra che può continuare a condividere informazioni e a svolgere il suo lavoro.

Iniziare a lavorare in Team Drive è davvero semplice e richiede pochi passaggi:

  1. creare un Team Drive all’interno di Google Drive,
  2. aggiungere i membri che ne possono far parte;
  3. impostare le regole e i permessi di condivisione;
  4. aggiungere e organizzare file e cartelle;
  5. rimuovere i membri che non fanno più parte del gruppo di lavoro.

Perché utilizzare Team Drive?

Ci sono diverse ragioni per le quali vi consigliamo di introdurre Team Drive nella vostra azienda. Di seguito, elenchiamo almeno quattro buoni motivi.

1) Facilita l’ingresso dei nuovi assunti

Quando nuovi elementi entrano a far parte di un’azienda, a volte ci vuole un pò di tempo, anche settimane, prima che riescano a mettersi al passo con gli altri e ad entrare appieno nel lavoro, diventando produttivi. Questo dipende anche dalla facilità o meno con cui hanno accesso ai materiali di formazione e alle informazioni sui progetti. Con Team Drive i nuovi assunti hanno accesso immediato ai giusti documenti e possono iniziare a lavorare in tempi molto più brevi.

2) I documenti sono sempre a disposizione del team

I documenti presenti in Team Drive appartengono alla squadra e non al singolo individuo, quindi le informazioni restano dove sono anche se un membro del team se ne va. Il flusso di lavoro non si interrompe e tutti possono continuare a collaborare e a condividere le informazioni.

3) È possibile Impostare regole di condivisione

Nelle aziende  molto grandi è importante gestire gli accessi ai documenti per essere sicuri che solo le persone autorizzate possano condividere le informazioni. In Team Drive tutti i membri vedono automaticamente gli stessi file a prescindere da chi li aggiunge o riorganizza.

4) Machine learning per trovare i file

Team Drive utilizza il machine learning per aiutarvi a trovare file. L’accesso rapido ai file sfrutta la potenza degli algoritmi del machine learning che esaminano le varie informazioni di contesto per suggerire i file più pertinenti a quello che si sta facendo in quel momento.

Se siete curiosi di provare Team Drive, chiamateci e vi spiegheremo come fare.