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Una bussola per orientarci nella ricerca file

Testi, presentazioni, fogli di calcolo, tabelle, grafici, moduli: ogni giorno produciamo un’incredibile quantità di documenti che va a rimpolpare i nostri archivi elettronici e la ricerca file diventa impegnativa e ci porta via tempo.

Districarsi in questa mole di materiale non è sempre facile e, sebbene si mettano in atto sofisticati nonché personali sistemi di catalogazione e archiviazione, a volte facciamo fatica a recuperare facilmente un documento che stiamo cercando.

ricerca file

Organizzare le cartelle per facilitare la ricerca file

Quando si lavora è importante essere ben organizzati così da ridurre i tempi morti e ottimizzare al massimo le attività che svolgiamo. La tecnologia ci aiuta molto e le Google Apps, in particolare, offrono numerosi spunti per essere sempre efficienti.

Uno di questi è la possibilità di spostare e sistemare i file e le cartelle in Google Drive, organizzando il proprio archivio personale, in maniera molto semplice:

  • la barra “Ricerca in Drive” ci aiuta a recuperare i documenti sia ne “I miei file”, sia in “Recenti” che in “Condivisi con me”;
  • una volta trovati i file, possiamo spostarli da una cartella ad un’altra, grazie all’icona presente sulla parte alta dello schermo e che cambia da “Aggiungi ai miei file” a “Sposta in…” a seconda se il file è già presente ne “I miei file” oppure no.

Anche quando si aprono in anteprima i file che non sono archiviati ne “I miei file” appare l’icona “Aggiungi ai miei file” nella barra posta in alto sullo schermo. Una volta spostato il file in “I miei file” è molto semplice passare il file da una cartella all’altra, anche direttamente dalla schermata di anteprima.

Cercare file in Google Drive è ancora più facile

Quando si procede con la ricerca file da Google Documenti, Google Fogli o Google Presentazioni i risultati presentano documenti di tutte e tre le applicazioni indistintamente.

Nella parte superiore della schermata, appariranno i risultati più rilevanti con un mix dei tre tipi di file. Subito dopo, vengono visualizzati i documenti più recenti dove invece ci sono solo i file dell’applicazione nella quale è stata svolta la ricerca.

Il metodo di ricerca di Google vale anche per le Google Apps e ne porta con se tutti i vantaggi.