La quantità di informazioni e di email che vengono prodotte ogni giorno da una azienda è notevole e cresce a dismisura.
Diventa sempre più difficile riuscire a recuperare specifici dati o ricercare particolari file nel caso ci venga richiesto. In questi casi, è molto utile avere Google Apps Vault, lo strumento che consente di archiviare, ricercare e conservare le email, i file di Drive e le conversazioni in chat della vostra azienda.
Amministratori e altri utenti autorizzati possono trovare le informazioni critiche di business se rese necessarie per indagini interne, contenziosi, requisiti di conformità o normativi.
Con Vault è possibile conservare e ricercare anche i messaggi inviati a un gruppo specifico di persone, in un determinato intervallo di tempo, sulla base del contenuto del messaggio.
Ecco nel dettaglio i servizi offerti:
- Archiviazione di email e chat: grazie a regole di conservazione, viene stabilito il periodo di tempo per cui i messaggi email e le chat devono essere conservate nelle caselle di posta.
- Conservazione a fini legali: alcuni contenuti nell’account di un utente vengono conservati per un tempo indefinito per fini e obblighi legali.
- Ricerca dei file di Drive: ricerca di file di Google Drive e non, come PDF, DOCX e JPG.
- Ricerca di email e chat: per data, account utente, parola chiave.
- Esportazione: esportazione di email, file e chat salvate nei registri di un dominio per elaborazioni e revisioni.
- Rapporti di controllo: per conoscere le azioni intraprese dagli utenti di Vault durante un periodo di tempo specifico.
Infine, gli utenti di Vault possono anche cercare dati all’interno di una specifica Unità Organizzativa e questo riduce il numero dei risultati di ricerca non pertinenti derivanti da una ricerca eseguita a livello di dominio ed elimina la necessità di specificare i singoli account.