Per organizzare al meglio la propria azienda è possibile utilizzare Google Drive per gestire, archiviare e condividere file e documenti in un unico repository centralizzato.
In questo modo, i vostri collaboratori saranno in grado di trovare e condividere le informazioni in modo efficiente in una struttura di cartelle organizzata.Vediamo come si può fare:
- Si può iniziare creando una cartella top-level per tutta l’azienda che semplifica la gestione e la manutenzione dei documenti ed è come avere in Drive una cartella “Documenti” valida per l’intera organizzazione.
- Successivamente, è necessario abilitare i propri collaboratori ad accedere alla cartella in modo da poter visualizzare il contenuto ma senza apportare modifiche ad esso, come ad esempio l’eliminazione di sottocartelle o file.
- Ora che si ha a disposizione un archivio centrale per tutti i file della azienda è il momento di impostare le sotto cartelle per ciascuna divisione di business, team di lavoro o reparto, come ad esempio la sottocartella, all’interno della cartella di primo livello, per il reparto Marketing. Allo stesso modo si possono creare più sottocartelle per il resto dei dipartimenti o team fino ad avere una struttura ben definita per l’intera organizzazione.
Adesso tutte i file e le cartelle possono essere salvati in Drive secondo un preciso criterio organizzativo e in totale sicurezza. Drive mette a disposizione le applicazioni Google Documenti, Google Fogli e Google Presentazioni con le quali creare e condividere fogli di lavoro o documenti.
Se pensi che Google Drive sia la soluzione adatta anche alla tua azienda, contatta il team di E-goo, Rivenditore delle Google Apps per l’Italia, che risponderà ad ogni tua domanda.