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Come lavorare contemporaneamente sullo stesso file di Google Documenti

La collaborazione e la condivisione documenti online è un punto fermo di Google Drive che permette a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso file. Non è facile però modificare file condivisi Google Drive perché questo richiede la gestione di grandi quantità di contenuti, opinioni e suggerimenti.

Per essere sicuri che tutto il team di lavoro possa intervenire sullo stesso documento ed essere sicuri che sia sempre la versione aggiornata del file, Google ha pensato di potenziare e migliorare le soluzioni – Google Documenti, Fogli e Presentazioni – che consentono agli utenti di lavorare insieme nello stesso momento.

Adesso è più facile lavorare contemporaneamente sullo stesso file

Alcuni file richiedono continue modifiche, soprattutto quando si parla di un documento legale o di un progetto molto importante.

Ecco perché Google ha introdotto alcuni aggiornamenti per aiutare gli utenti a lavorare sullo stesso file contemporaneamente, favorire i flussi di lavoro con la personalizzazione degli strumenti e supportare i team di lavoro nel trovare le informazioni che servono quando ne hanno bisogno:

  • Nominare un file

Assegnare nomi personalizzati alle diverse versioni di un documento può essere un buon modo per creare uno storico delle modifiche apportate. Si può tenere traccia dei cambiamenti in un unico posto denominato “Cronologia delle versioni” dove far confluire tutti i file e dove poter più facilmente recuperare la versione che ci interessa.

  • Anteprima delle versioni “pulite”

Per vedere come si presenta il documento senza commenti o modifiche suggerite, basta selezionare: Strumenti> Rivedi le modifiche suggerite> Anteprima accetta tutti o Anteprima rifiuta tutti. Allo stesso modo è possibile accettare o rifiutare tutti i suggerimenti di modifica.

  • Apportare suggerimenti e modifiche da dispositivo mobile

È possibile suggerire modifiche in Documenti anche da dispositivi mobili, sia Android che iOS, cliccando sul menu in alto a destra della schermata, visualizzato con tre punti e attivando il pulsante “Suggerisci modifiche”.

  • Utilizzare nuovi template

Un buon modo per risparmiare tempo e massimizzare l’efficienza dei flussi di lavoro è quello di utilizzare template già predefiniti. Oggi è possibile creare template personalizzati che si adatto al lavoro che viene svolto dai team ed anche arricchire questi template con un add-on pensato appositamente per quel template.

  • Trovare le informazioni necessarie

A volte è difficile trovare le informazioni utili per un progetto o per formulare una proposta per un cliente. La funzione Esplora ci aiuta a trovare una determinata informazione proprio quando ne abbiamo bisogno. Il Machine Learning di Google è in grado di selezionare le informazioni che ci servono quando ci servono.

La condivisione e la collaborazione su documenti adesso è molto più facile. E voi cosa ne pensate? Inviateci i vostri commenti.