La pianificazione delle riunioni di lavoro e dei meeting aziendali può sembrare un compito banale, ma spesso si rivela più difficile di quanto pensassimo. Riuscire a far combaciare le agende di tutti i partecipanti e trovare una data e un orario che vada bene per tutti è più semplice a dirsi che a farsi.
Anche in questo caso, Google ha pensato ad uno strumento di lavoro per agevolare questo particolare compito: Google Calendar. Non solo un semplice calendario, ma un sistema che ci permette di organizzare tutti gli eventi lavorativi senza alcuna difficoltà.
Molto utile nel nostro caso, e quindi per pianificare una riunione di lavoro, è la possibilità di condividere il calendario con i colleghi. In questo modo, sarà possibile verificare, in tempo reale, quali sono le loro disponibilità e fissare un incontro senza dover necessariamente dare il via ad un giro infinito di email o telefonate.
Una volta stabilito il luogo, l’orario e la data dell’incontro, possiamo procedere con l’invitare altre persone al nostro evento:
- Fai clic sull’evento (o crea un nuovo evento) e seleziona Modifica dettagli evento. In alternativa, puoi fare clic sul nome dell’evento per aprire la pagina dei dettagli.
- Nella sezione Invitati a destra, inserisci l’indirizzo email di ogni persona da invitare e fai clic su Aggiungi. Ogni invitato verrà visualizzato nella sezione Aggiunto sottostante.
- Seleziona le opzioni appropriate per i tuoi invitati nella sezione Gli invitati possono.
- Fai clic su Salva.
- Nella finestra popup Invia inviti? fai clic su Invia se desideri segnalare l’evento ai tuoi invitati oppure, se non desideri segnalare l’evento, fai clic su Non inviare.
È possibile invitare uno o più gruppi ai nostri eventi e anche altri utenti che non usano Google Calendar, modificare gli eventi a nostro piacimento e creare eventi ricorrenti.
Le possibilità di pianificazione con Google Calendar sono infinite: chiamaci per scoprirle tutte.