Creare una propria firma in calce alle mail è un’operazione indispensabile, soprattutto quando utilizziamo la mail per lavoro e dobbiamo comunicare con persone esterne.
La firma che appare di default alla fine di un messaggio è utile per veicolare tutta una serie di informazioni al nostro interlocutore, come ad esempio il nome e il logo dell’azienda presso la quale si lavoro, il ruolo aziendale, il proprio numero di telefono, l’indirizzo email, il sito web e non ultimo l’indirizzo della sede di lavoro.
Impostare una firma personalizzata è molto semplice:
- andare nelle Impostazioni>Generali di Gmail;
- posizionarsi sulla sezione Firma;
- inserire tutte le informazioni di contatto desiderate;
- personalizzare la firma scegliendo il tipo di carattere, il colore o la grandezza del testo.
È anche possibile aggiungere alla firma un’immagine, il logo dell’azienda, un link o una propria foto, direttamente da Drive. Nella sezione Firma presente in Gmail Impostazioni> Generali, si può cliccare sull’icona ‘inserisci immagine’ presente sopra la casella di testo della firma e aggiungere l’immagine desiderata.
Affinché questa funzione sia visibile in Gmail, gli amministratori di sistema dovranno attivare la condivisione esterna dei file di Drive nella console di amministrazione: Drive> Impostazioni di condivisione> Opzioni di condivisione.
Per ogni indirizzo email è possibile creare una sola firma, ma se si aggiungono più indirizzi di posta al proprio account ciascuno di questi potrà avere una propria firma personalizzata.