A volte può capitare di inviare un messaggio di posta alla persona sbagliata o di selezionare un mittente al posto di un altro solo perché i nominativi hanno una certa assonanza.
Per evitare di inviare documenti sensibili al destinatario errato o di incappare in gaffe o brutte figure è importante prestare particolare attenzione quando si scrive una mail e di controllare gli indirizzi di posta prima di inviarla.
Ecco alcuni rapidi suggerimenti:
- Valutare chi può essere interessato a ricevere la tua comunicazione e quindi evitare di inviare messaggi indesiderati senza motivo.
- Utilizzare i campi Cc e Ccn quando si invia un messaggio a più persone e da alcune di queste non ci si aspetta una risposta, ma si vuole solo metterle a conoscenza del contenuto della mail.
- Avvisare quando si aggiunge o si rimuove qualcuno da una conversazione di gruppo, così che tutti ne siano informati. Il modo migliore per farlo è scrivere “+Nome” segnalando il nominativo della persona che si sta aggiungendo o rimuovendo dalla lista dei destinatari.
Se, nonostante tutte le dovute precauzioni, abbiamo inviato una mail per errore con Gmail è possibile richiamarla annullando l’invio:
- andare su Impostazioni;
- selezionare e cliccare su Labs, dove si trovano le applicazioni sviluppate per Gmail;
- cercare l’opzione Annulla Invio di Yuzo F.;
- cliccare su Attiva;
- cliccare su Salva modifiche.
Una volta fatta questa operazione tutte le volte che si invia una mail apparirà una scritta: “Il messaggio è stato inviato. Annulla Visualizza messaggio.” e si può premere Annulla se si vuole evitare che la mail venga inviata.