L’agenda e la rubrica di chi occupa una posizione dirigenziale all’interno di una azienda spesso sono gestite dal personale di segreteria. In questi casi esiste una funzione in GMail molto utile che consente l’accesso completo ai contatti personali: la ‘Delega dei Contatti’.
La ‘Delega dei Contatti’ può essere utilizzata nel caso in cui un utente voglia condividere i propri contatti con un altro utente senza però concedere l’accesso ai propri messaggi email o ad altri elementi del proprio account.
Questa funzione consente di delegare i contatti solo ad altri utenti che hanno il nostro stesso dominio e non si può delegare a più di 25 altri utenti contemporaneamente. Si può condividere solo l’elenco completo dei contatti personali, non un sottoinsieme dei contatti o contatti non presenti nell’elenco.
Delegare i contatti è molto semplice: basta entrare in Contatti Google, cliccare su Altro e selezionare la voce Gestisci le impostazioni relative alle deleghe. Nella casella di testo Aggiungi persone, inserisci gli indirizzi email degli utenti con cui desideri condividere i contatti. Fai clic su Condividi e salva per completare la concessione di diritti di accesso ai tuoi contatti per gli utenti specificati.
È importante ricordare che alla funzione ‘Delega dei Contatti’ vi si può accedere solo dall’interfaccia utente web dei desktop e non è abilitata per gli account dai quali si accede tramite un dispositivo mobile.
Tutti gli utenti di Google Apps for Business possono usufruire della funzione di delega dei contatti.