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Condivisione File Sicura: la prudenza non è mai troppa!

La condivisione dei file e dei documenti è una delle funzionalità più utili offerte da Google Drive. La condivisione file sicura è, allo stesso tempo, un’istanza molto sentita da tutte le aziende.

Condivisione file sicura

 

Quando si condivide un documento con un collega o un collaboratore esterno si presentano problemi legati alla privacy e alla divulgazione non autorizzata di contenuti aziendali sensibili. È molto comodo e pratico poter condividere file e documenti con le persone con le quali si lavora, ma bisogna anche poter controllare le informazioni.

La soluzione ci viene offerta da Google e dalla funzione Information Rights Management (IRM), che permette di mostrare un documento a chi vogliamo ma disabilitando il download, la stampa e la copia di qualsiasi file di Google Drive.

Condivisione file sicura

Con Information Rights Management (IRM), gli utilizzatori di Google Drive possono impostare il blocco di alcune funzioni, come la stampa, il download e la condivisione, dal menu Avanzate presente nella casella di condivisione, nel caso in cui il file che si sta condividendo contenga informazioni sensibili che non si desidera divulgare apertamente o far uscire dall’azienda. La nuova opzione è valida per tutti i file archiviati in Google Drive e per quelli creati in Google Documenti, Fogli e Presentazioni.

Attivare questa funzione è molto semplice e richiede pochi passaggi:

  1. aprire un file in Google Documenti, Fogli o Presentazioni;
  2. fare clic sul pulsante Condividi posto in alto a destra dello schermo;
  3. nella finestra di condivisione che si aprirà, fare clic su Avanzate nell’angolo in basso a destra;
  4. spuntare la voce “Disattiva le opzioni di download, stampa e copia per commentatori/visualizzatori”;
  5. fare clic su Salva modifiche.

La nuova funzione può essere attivata solo da web e solo dai proprietari dei file. Tutti i punti di ingresso per la stampa, il download e la condivisione saranno rimossi da Google Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni e verrà mostrata una notifica nella parte superiore dei menu File e Modifica.

Google mette anche a disposizione degli sviluppatori delle Api per implementare la nuova funzionalità nelle loro app.