Blog

Come condividere file in Google Drive con terze parti

Condividere file in Google Drive con colleghi e collaboratori è molto semplice. Lo stesso si può dire quando la condivisione riguarda terze parti e quindi utenti esterni al proprio dominio aziendale. Ma cosa succede quando dobbiamo condividere un documento con chi non ha un account Google?

In Google Drive la condivisione senza account Gmail non è un problema. Quando i fornitori e i clienti non dispongono di G Suite, l’azienda deve comunque poter condividere le informazioni con loro in maniera rapida, semplice e sicura.

Attualmente, gli utenti possono condividere file al di fuori del proprio dominio e inviare inviti di condivisione ad account non Google. Un dipendente può caricare file su Google Drive e condividerlo con chiunque.

In che modo si possono condividere file in Google Drive

Quando si procede con la condivisione file online con utenti esterni, consentendo loro di visualizzare i file in anteprima, l’utente non Google può visionare il file per 14 giorni. Quando invece si richiede l’accesso al file per utenti esterni, chi non ha l’account Google ha tempo 14 giorni per crearlo.

Non sempre, però, questo periodo di tempo è sufficiente perché le terze parti non hanno il permesso o la possibilità di creare un account Google e così le informazioni non possono essere condivise.

Nel caso in cui i file da condividere siano pubblicati sul web è possibile condividere il link pubblico, ma non tutti sfruttano questa possibilità.

Per semplificare il processo, a breve, arriverà una nuova opzione di condivisione file che sarà valida solo nel caso in cui si verificheranno determinate condizioni all’interno delle impostazioni di condivisione:

  • consentire agli utenti di condividere i file al di fuori del proprio dominio;
  • consentire agli utenti di inviare inviti di condivisione agli account non Google;
  • consentire agli utenti di pubblicare i file sul web;
  • non selezionare “Solo destinatari” nelle impostazioni di Access Checker.

In questo caso, se l’utente sceglie di inviare un link di condivisione, chiunque sarà in possesso del link potrà visualizzare il file. Ciò permetterà anche a terzi di accedere a contenuti importanti senza alcuna scadenza temporale e senza necessità di creare un account Google.