Formazione Tailor Made per lo sviluppo di un modello univoco di comunicazione interna e un processo di archiviazione strutturato.

PERIODO DI INTERVENTO:
2023-2024
MERCATO DI RIFERIMENTO
Comunicazione, Marketing, Event Management
CARATTERISTICHE DEL CLIENTE:

Dimensioni

Persone: 180 collaboratori ca.
Volume d’affari: 48 ML / Euro

Descrizione Azienda

Gruppo costituito da diverse agenzie complementari che spaziano dall’organizzazione di eventi, comunicazione, marketing digitale e sviluppo di contenuti creativi, con una particolare specializzazione ed esperienza per una clientela identificata in brand di lusso e dell’alta moda. Un Gruppo, quello del cliente, che nel recente periodo ha potuto godere di una rapida crescita verticale, che l’ha portato così ad espandersi considerevolmente nei numeri di organico e fatturato.

L'esigenza

Il cliente, al momento della creazione del progetto, era già in possesso di Google Workspace, impiegato da tutte e 6 le business unit che compongono l’azienda.
Pertanto, l’esigenza non nasce da una completa mancanza di strumenti, bensì dalla richiesta di migliorare le dinamiche di comunicazione interna e l’utilizzo delle applicazioni e delle funzionalità della Suite, anche a fronte delle nuove dinamiche venutasi a creare dovute a una crescita molto rapida di fatturato e personale dell’intera organizzazione.

È emerso, inoltre, attraverso un’analisi interna, come ciascuna delle sotto unità avesse sino a quel momento operato in modo asincrono e disomogeneo a livello di strumenti e processi comunicativi interni, generando così una perdita di dati e informazioni costante a livello generale o nel dialogo tra una o più business unit.
L’utilizzo di un numero eccessivo di strumenti aziendali e non, oltre alla mancanza di regole condivise di comunicazione interna portava, di conseguenza, a ridondanze nei processi, rallentando le tempistiche comuni di lavoro.
Tale difficoltà e differenze nei processi comunicativi si rifletteva a cascata anche nell’archivio di informazioni condiviso in cloud (Google Drive), comportando una difficoltà generale nel reperire e archiviare documenti per via di un sistema di raccolta e classificazione non univoco per tutti.

La Soluzione

Per risolvere l’esigenza primaria di integrare funzionalità e strumenti adeguati di Google Workspace ai processi di lavoro, la soluzione è stata quella di fare un approfondimento dedicato su entrambi questi elementi, definendo un processo formativo e di chiarimento delle potenzialità che una suite di collaboration offre in termini pratici e quindi di produttività.
Sviluppando un nuovo modello univoco dedicato alla comunicazione interna basato su delle best practice di riferimento per questo tipo di casi, si è individuato, oltre allo strumento più adatto per ciascun caso di utilizzo specifico a seconda di contesto ed interlocutori, anche un modo di comunicare efficace.

Infine, con la definizione di un modello di Alberatura univoco e collettivo per ciascuna business unit dell’azienda, si è costruito un processo di archiviazione uniforme, basato su un linguaggio di classificazione preciso, per semplificare l’utilizzo e facilitare al contempo l’individuazione dei documenti e file necessari secondo una nomenclatura condivisa e omogenea per tutti.