Blog

Automatizzare i processi aziendali con Google

In alcuni settori di mercato, come ad esempio quello dei servizi finanziari o quello della vendita al dettaglio, è molto importante fornire ai team di lavoro adeguati strumenti per automatizzare i processi aziendali e per lavorare in modo più veloce ed efficace.

La gestione del flusso di informazioni tra i dipendenti può portare a forti rallentamenti nel lavoro. Sia che si tratti di inserire dati da una scheda cartacea ad un foglio di calcolo, sia che si debba inviare una serie di email per ottenere un’approvazione o un “ok a procedere”, arriva un momento in cui questi flussi di lavoro manuali richiedono troppo tempo per essere svolti o, nella peggiore delle ipotesi, si interrompono.

Gli strumenti per automatizzare i processi aziendali

In che modo i  manager possono risparmiare tempo e ottimizzare il lavoro dei propri collaboratori? Come è possibile accelerare i flussi di lavoro? Google ci suggerisce alcuni metodi e le soluzioni cloud che possono aiutarvi:

  • Analizzare la situazione.

Per iniziare è bene guardarsi intorno per capire lo stato delle cose e quali sono i processi aziendali che sottraggono una maggiore quantità di tempo ai dipendenti per essere svolti. Si può trattare della valutazione delle prestazioni, della richiesta delle attrezzature per un noleggio o anche la raccolta dei dati per valutare la produttività giornaliera. In tutti questi casi bisogna chiedersi: quali  e quante informazioni vanno raccolte o trasmesse? A chi spetta il compito di rivedere e approvare? Chi deve essere informato e aggiornato sulla situazione in essere?

  • Utilizzare i moduli per la raccolta dati.

Dopo aver esaminato le possibili problematiche, si procede con l’elaborazione di un questionario  per raccogliere le informazioni di cui si ha bisogno. Un modo semplice e veloce per farlo è quello di utilizzare Google Moduli che permette ai dipendenti di inviare i dati senza dover ricorrere ad un lungo scambio di email.

  • Organizzare le risposte.

Il passo successivo è quello di organizzare tutti i dati raccolti con il questionario in un foglio di calcolo. Con Google Fogli è possibile condividere il file con il team di lavoro e attivare le notifiche ogni qual volta qualcuno dei collaboratori esegue una modifica sul documento. Grazie alla condivisione tutti possono controllare gli aggiornamenti.

Questi sono solo alcuni dei modi per automatizzare i processi aziendali e far risparmiare tempo ai vostri dipendenti. Per saperne di più, contatta il team di E-goo.